15 Dez. Erfolgreiche Organisationsentwicklung in einer Kommunalverwaltung

Ausgangslage: Modernisierung nach signifikantem Entwicklungsstillstand

Zu Beginn des Prozesses „Zukunftsfest“ stand die Gemeindeverwaltung Schmitten im Taunus vor erheblichen Herausforderungen.

Über mehrere Legislaturperioden hinweg prägte eine unter anderem autokratische Führung die Organisation: geringe Partizipation, welche sicher auch auf eine festgefahrene politische Lage zurückzuführen ist, fehlende Wertschätzung, unklare Rollen und eine stark belastete Mitarbeiterschaft. Hinzu kam die psychische Belastung durch die Corona-Pandemie.

Mit dem Amtsantritt der neuen Bürgermeisterin Julia Krügers wurde daher bewusst ein klares Zeichen gesetzt: Eine ernsthafte Kultur- und Organisationsentwicklung wird eingeleitet – offen, modern, partizipativ und auf die Zukunft ausgerichtet.

Vorgehen: Mitarbeiterbefragung, Projektgruppe, Arbeitsgruppen

Auf Basis einer umfassenden Mitarbeiterbefragung startete ein mehrstufiger OE-Prozess:

– Interdisziplinäre Projektgruppe als Steuerkreis
– Arbeitsgruppen zu den Themen Führung, Wissen & Kompetenz, Gesundheit & Resilienz
– Kontinuierliche Prozessbegleitung, Moderation und Maßnahmenentwicklung
– Priorisierung, Umsetzung und Evaluation aller relevanten Maßnahmen

Trotz personeller Engpässe entwickelte die Projektgruppe bemerkenswerte Kompetenzen: Zusammenarbeit, Verantwortungsübernahme, Delegation, Offenheit und vor allem: Durchhaltevermögen.

Zentrale Maßnahmen und Ergebnisse

1. Moderne Führungsarbeit & klarer Führungsrahmen

– Entwicklung eines verbindlichen Führungsleitbilds
– Gemeinsame Definition der Führungsmaximen
– Einführung regelmäßiger Abteilungsleiter-Runden
– Qualifizierung neuer und erfahrener Führungskräfte

Ergebnis: Klare Orientierung, verbesserte Kommunikation, professionellere Personalführung, insbesondere für die jungen Nachwuchskräfte.

2. Wissensmanagement & Personalentwicklung

– Aufbau einer Wissensdatenbank mit Leitfäden und Prototypen
– Verbessertes Onboarding
– Höhere Transparenz über internes Know-how

Ergebnis: Sicherung von Wissen, effizientere Einarbeitung, höhere Qualität der Verwaltungsarbeit.

3. Gesundheitsmanagement & Resilienzförderung

– Strukturierung eines betrieblichen Gesundheitsmanagements (Vereinbarung einer Dienstvereinbarung) und Organisation von Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit (Benennung, Bereitstellung von Ersthelfern, Brandschutzhelfern, Sicherheitsbeauftragten, Durchführung von Schulungen, ASA-Sitzungen, regelm. Rundschreiben, Supervision – auch Einzeltermine)
– MA-Umfragen und Anpassung der Angebote
– Initiierung und Einrichtung nicht vorhandener Pausenräume (Verwaltung, Kigas)
– Gesundheitsangebote wie Sportangebote „Bewegung leicht gemacht“ und Angebote für akute Situationen,  Seminare – u.a. auch für Führungskräfte
– Weiterentwicklung psychologischer Unterstützungsangebote
– Stärkung sozialer Verantwortung und kollegialer Bindung

Ergebnis: Spürbare Entlastung, höheres Wohlbefinden und stärkere Organisationsresilienz.

Nutzen für die Gemeinde Schmitten im Taunus

Der Prozess hat bedeutende positive Effekte entfaltet:

– Modernisierte Führungskultur
– Verbesserte interne Kommunikation & Zusammenarbeit
– Professionalisierte Personalentwicklung
– Mehr Partizipation und Wertschätzung
– Intensiveres Gesundheitsmanagement
– Reduzierter Wissensverlust durch Strukturierung von Wissen
– Erhöhte Arbeitgeberattraktivität

Die Verwaltung hat damit einen entscheidenden Schritt hin zu einer zukunftsfähigen, leistungsstarken Organisation vollzogen.

Empfehlungen zur nachhaltigen Verankerung

– Weiterführung der Abteilungsleiter-Runden
– Initiierung, Integration und Optimierung einer Wissensdatenbank (Zugriff für alle ermöglichen)
– Optimierung Onboardingprozess
– Jährlicher Organisationsentwicklungsbericht
– Regelmäßige Mitarbeiterbefragungen (24-36 Monate)
– Verstetigung der Arbeitsgruppen als internes OE-Gremium

Fazit

Trotz anspruchsvoller Ausgangslage ist es gelungen, die Verwaltung strukturell und kulturell auf ein neues Niveau zu heben. Die Kombination aus Mitarbeiterbefragung, gemeinsamer Projektarbeit, Führungsklärung und Gesundheitsmanagement hat nachhaltige Wirkung entfaltet.

Die Organisationsentwicklung wurde mit dem Prozess „Zukunftsfest“ in Zusammenarbeit mit der Demografieagentur für die Wirtschaft GmbH und uns als Prozessbegleiter realisiert. Die OE zeigt eindrücklich:
Mit klarer Haltung, Partizipation und professioneller Begleitung lässt sich eine Verwaltung wirksam modernisieren – auch unter schwierigen Rahmenbedingungen.